VMS-100 Plus酒店版語音信箱應用舉例
2002/08/01
一. 前臺服務
1. 除客人、話務員、系統(tǒng)管理員外，前臺服務人員也可人工代替住客設置叫醒。
2. 在PMS上為客人登記時，可根據其國籍選擇VMS-100 Plus語音信箱中相應的提示語種。
3. 在PMS上為客人退房時，可對其已使用過的相應信箱的留言和個人設置進行清除等初始化工作。
4. 在財務上，收款員可使用VMS-100 Plus定時通知服務功能，對信用透支的客人進行自動催款。
二. 預訂服務
1. 可為餐飲、各娛樂點配置預訂分機語音信箱，采用人工/自動相結合的方式接受客人的消費預訂。
2. 還可為洗衣、整熨、手機充電等其他服務配置預訂分機語音信箱，全面滿足住客需求。
三. 客房服務
1. 通過分機，可對酒店語音信息服務專用信箱的內容，如服務項目、服務時間及價目表等進行變更調整。
2. 可啟用VMS-100 Plus語音信箱與PMS的聯(lián)網功能，利用VMS報房態(tài)及Mini吧費用，并自動匯總至客人總帳。
3. 開設樓層交接班信箱，使上一班服務人員利用VMS系統(tǒng)，把相關注意事項交代給接班者。
4. 客人退房時，可使用專用退房信箱，把可退房房號通知總臺，避免口誤和遺忘。由于有記錄和留言時間，因而利于分清責任。
5. 采用VMS-100 Plus自動通知或專用問候信箱，對VIP客人、當天生日客人、常客老客進行進店自動問候。可事先錄制相應的問候語，有針對性地播放，使客人體驗"家"的溫馨感覺。
四. 商務中心
1. 可利用VMS-100 Plus自動通知功能，實現(xiàn)取票、取件通知。服務人員在為客人訂妥機、車票或文稿處理完成后，通過分機進入專項自動通知信箱，錄入通知內容，即可由語音信箱系統(tǒng)定時發(fā)送留言，并且還有詳細電腦記錄。
2. 可修改使用路由信箱建立的酒店語音信息服務中有關商務中心服務項目、價目的相關內容。
五. 總機
1. 可靈活設置、變更和取消團隊、會議、散客叫醒時間，避免人工叫醒的延時。
2. 所有開設語音信箱功能的分機，均可實現(xiàn)呼叫遇忙、無人接自動留言功能。
六. 大堂
1. 當大堂副理離座巡視時，自動轉留言信箱，客人投訴不會錯失。
2. 可利用路由信箱功能建立投訴專用信箱，收集客人意見，緩和矛盾。
七. 銷售
1. 可建立促銷專用信箱，宣傳限時特色服務、季節(jié)打折信息、價格變更、捆綁消費優(yōu)惠、累計消費贈送等營銷策略。
2. 使用VMS-100 Plus的調查問卷功能，采用電話問答方式，實現(xiàn)銷售跟蹤、促銷效果調查。客人在接到調查電話后，根據系統(tǒng)語音提問，分別按不同的電話鍵進行"是"與"否"或"優(yōu)、良、中、差"的確認。統(tǒng)計人員可提取答案記錄，對照不同的問題，完成調查結果，從而尋找最佳途徑、制訂完美的銷售策略。
八. 質檢工作
利用調查問卷功能，定期隨機抽查客人對酒店服務的滿意度，征詢客戶意見。
九. 工程維修
1. 使用語音信箱接收客房中心或其它部門的報修通知，系統(tǒng)自動記錄在案，杜絕扯皮現(xiàn)象和誤解的發(fā)生。
2. 對關鍵技能崗位的員工，VMS-100 Plus系統(tǒng)可根據其專用信箱內設置的家庭電話、手機、自動尋呼機，自動輪流間隔撥叫，保證在第一時間通知到崗，解決技術難題。
十. 員工培訓
1. 可設立工作程序、崗位職責、安全條例、考核制度等綜合的內部信息查詢信箱，不僅可方便新員工的入職教育，而且可在臨時遺忘時起到在線幫助的作用。
2. 還可針對內部員工，編制酒店概況、光榮歷程、服務特色、業(yè)務知識等"員工須知"信箱。
十一. 行政管理
1. 使用組群信箱功能，一次即可靈活地給所有相關部門或班組下發(fā)語音通知。根據不同情況，形成多層次跨部門、跨班組或多員工的組群，任意調整組合，使得會議通知、意見傳達等日常性工作，擺脫了文件和人力的桎梏，輕松完成，并且有據可查。
2. 可設立合理化建議專用信箱，真正做到"想到即提"，克服以往的形式主義，讓智慧"火花"隨時"盛開"隨時記載。
3. 對酒店的主要領導，可為其開設政務信箱，既可征集民意，又可避免唐突的電話打攪，使之可保留緩沖的余地，去醞釀成熟的方案。
4. 利用VMS -100 Plus調查問卷功能，可進行政策、提案的民意測驗，以及開展干部民主評議和廉政建設等相關意見無記名征詢。
拓敏公司供稿 CTI論壇編輯
酒店應用語音信箱系統(tǒng)的必要性
VMS-100 Plus酒店版語音信箱系統(tǒng)功能簡介
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