首頁>>>技術>>>即時通信

深圳南瑞公司eWork即時電子工作平臺應用方案

2005/04/26

　　電子辦公日益被提上企業(yè)管理日程，如何選用電子辦公平臺來幫助企業(yè)實現(xiàn)高效、集成化的管理，被眾多具有遠見的管理者重視。“即時通訊”辦公平臺的建立更是將管理提升到信息化的軌道上來，而企業(yè)信息化的推進又將帶來企業(yè)管理觀念、管理手段、工作習慣、利益分配、企業(yè)文化等多方面脫胎換骨的變化。隨著電子辦公平臺更新的需求加劇，廣聯(lián)集團的eWork因其優(yōu)異的性能而受到越來越多企業(yè)的關注。近日，在深圳南瑞科技有限公司舉行的電子辦公平臺招標中，eWork又從眾多產(chǎn)品中脫穎而出，一舉中標。

一、用戶現(xiàn)狀分析：
　　深圳南瑞科技有限公司隸屬于南瑞集團，是國內(nèi)電力系統(tǒng)繼電保護和變電站綜合自動化領域的主流供應商之一，資產(chǎn)規(guī)模 2 億元，年銷售額3億元。南瑞公司下設有十多個部門，在深圳、南京兩地都有辦公、科研場所，兩地的研究所之間日常存在大量信息交互和協(xié)調(diào)工作。而由于時間和空間的限制，妨礙了及時溝通，影響了工作效率，具體表現(xiàn)為以下幾個方面：
　　面對上述問題和應用需求，廣聯(lián)集團根據(jù)南瑞科技公司的實際情況，采取"全盤考慮，精心設計，統(tǒng)一管理，合作應用"的策略, 為其量身打造了一套集即時通訊、企業(yè)管理、商務聯(lián)絡于一體的“ eWork ”電子辦公平臺，使之成為一個健全、高效的信息化管理平臺，來實現(xiàn)協(xié)同辦公。


南瑞科技公司eWork 電子辦公平臺拓撲圖

二、解決方案：

　　1、 構建視頻會議系統(tǒng)，實現(xiàn)兩地研究所和部門之間的實時辦公通訊。

　　對于在深圳和南京都有辦公場所的南瑞公司而言，跨越時空范圍的、實時的遠程會議方式的優(yōu)勢顯得更為突出，因為處于不同的地理位置，傳統(tǒng)的溝通方式很難逾越這種地理上的溝通障礙，而集成在eWork即時電子溝通平臺上的視頻會議系統(tǒng)即可掃除這種障礙，實現(xiàn)隨時隨地的溝通，提高工作效率，降低企業(yè)的溝通成本。

　　eWork視頻會議可以非常好的應用于企業(yè)內(nèi)部溝通、各種會議，企業(yè)和客戶以及合作伙伴的交流，客戶服務系統(tǒng)，遠程培訓等方面，通過網(wǎng)絡進行遠程的實時音視頻的交流。

　　作為基于IP 網(wǎng)絡的視頻會議系統(tǒng)，eWork視頻會議系統(tǒng)主要完成音頻、視頻和數(shù)據(jù)協(xié)作信息的三個信息模塊的交互。它提供多路混音、多路視頻，并提供電子白板、ppt 演示、文字交談等數(shù)據(jù)協(xié)作功能。多路視頻更充分適應了企業(yè)的實際需要：可以使公司和南京研究所之間以及公司各部門之間隨時進行面對面的交流，及時傳達、交流，快速執(zhí)行新的政策，就好像大家都坐在一個會議室中召開會議一樣，真正實現(xiàn)兩地實時通訊、同步辦公。以前由于辦公地點分散，時間、交通費用等開會成本特別高。現(xiàn)在通過視頻會議系統(tǒng)，隨時可召集和預約各種會議，避免人車勞頓，省時省力。

　　2、 實現(xiàn)兩地研究所之間和各部門之間協(xié)同辦公。

　　根據(jù)南瑞公司的工作性質(zhì)，需要兩地研究所和各部門的協(xié)同工作，共同完成一個科研項目或一個工作任務，因此對于協(xié)同辦公的要求也相對較高。通過eWork提供的即時消息、手機短信、網(wǎng)絡會議、文檔共享、系統(tǒng)公告、IP 電話、電子郵件、網(wǎng)絡傳真、遠程連接等功能即可實現(xiàn)團隊協(xié)同辦公的要求。

　　a．當工作需要其他同事協(xié)作共同完成的時候，可以通過發(fā)送即時消息、向?qū)Ψ桨l(fā)出協(xié)作請求，如果對方不在線，還可以選擇發(fā)送離線消息或手機短信的方式發(fā)送請求，對方可以直接給使用者回復，從而實現(xiàn)雙方的協(xié)作要求。

　　b.工作的過程中往往有一些電子文檔、資料需要在相關人員之間傳遞，采用eWork 即時電子溝通平臺提供的文檔共享功能，可避免傳統(tǒng)電子郵件傳遞文件時存在安全隱患，以最快的速度傳遞文件；同時能夠提供多種格式文件和多媒體數(shù)據(jù)等在內(nèi)的跨網(wǎng)段的文件傳遞。當然，系統(tǒng)中也保留了電子郵件的功能，讓使用者在一個溝通平臺下即可實現(xiàn)對各種溝通方式的需要。

　　c.傳統(tǒng)的電話溝通只能實現(xiàn)兩個人之間的相互溝通，而且每個企業(yè)都會為此付出一部分費用。eWork即時電子溝通平臺內(nèi)部整合了IP Phone 功能，話音清晰，為用戶（尤其是在異地的用戶）節(jié)省多達80％的長途通話費用。此外，還能夠支持無限多人通話，便于團隊之間的協(xié)作。

　　d.傳真是日常工作中經(jīng)常用到的溝通方式之一， eWork 的客戶只要像輸入分機號一樣輸入接收者的eWork編號，就可以完成傳真的自動轉(zhuǎn)發(fā)；當有傳真到達時，系統(tǒng)會自動提醒有新的傳真，方便使用者及時接收傳真。

　　在經(jīng)過允許的情況下，成員間可共享自己的桌面及應用程序和數(shù)據(jù)庫，以求得共同完成任務、良好的團隊氣氛和溝通。所有這些功能的實現(xiàn)，都是充分考慮了南瑞的協(xié)同辦公的需求，為兩地研究所之間和部門之間真正建立起一個高效的協(xié)同辦公的平臺。

　　3、 實現(xiàn)移動、遠程辦公。

　　南瑞公司經(jīng)常需要與出差在外的同事或者在異地代理商進行溝通。由于eWork即時電子工作平臺是基于互聯(lián)網(wǎng)的統(tǒng)一體系的網(wǎng)域信息協(xié)同工作平臺，因此系統(tǒng)提供的各種功能均可以實現(xiàn)公司移動、遠程辦公的需要，當使用者需要和異地的同事、代理商進行溝通時，可以選擇eWork提供的的各種溝通方式中的一種，完成隨時隨地的溝通需要。

　　在網(wǎng)絡傳輸時，采用了國際標準協(xié)議保證信息安全，數(shù)據(jù)存儲也采用了嚴格的加密算法保證數(shù)據(jù)安全，確保員工在公司外使用時，也不會泄密。

　　4、 制定精密工作圖，實現(xiàn)工作職責分配、任務管理。

　　很多企業(yè)經(jīng)常會遇到這種情形：由于職責和分工的不明確，導致整個客戶的抱怨沒有人去及時處理，大家不知道對方在處理什么事務，不知道自己怎么協(xié)助別人來完成同一個任務。這種情況下，公司內(nèi)部人員急需一種合作和信息的交換，每個人明確個人的工作，領導也能明晰下屬的工作范圍和具體職責，便于監(jiān)督工作完成的情況和安排新的工作，確保下屬工作的有序地進行。

　　南瑞公司的eWork電子工作平臺中具備的精密工作圖是用來提供精確密集的工作的MAP 圖，使用者根據(jù)自己所在的部門明確個人的工作職責，并做詳細的描述，包括工作的性質(zhì)、目標等等，在相應的工作職責下還可以制定詳細的工作任務，并可將已完成的任務歸檔，便于管理上級可根據(jù)工作職責分派工作任務；工作職責和工作任務以樹狀形式顯示，使得員工對自己的工作任務一目了然，不會遺漏任何事情。領導方便掌握下級的工作狀況，也可以通過查看員工的精密工作圖明確其職責，更好的安排工作，大大提高整個部門的工作效率。

三、實施效果

　　目前，深圳南瑞公司的eWork電子工作系統(tǒng)已投入使用，極大地促進了其各項工作和業(yè)務的開展。解決了部門間溝通障礙、提高了部門工作效率，它提供了多種多樣的信息管理和溝通方式，隨時隨地滿足溝通及管理的需要。具體而言，主要有以下優(yōu)點 ：

　　1．不僅使企業(yè)成本大大降低、還使企業(yè)效率成倍增長。eWork系統(tǒng)功能運行基于專網(wǎng)，為企業(yè)節(jié)省大量的運營費用。如電話費用：eWork的IP電話、視頻會議、傳真、即時信息、手機短信等都有效地利用IP網(wǎng)絡；其它執(zhí)行費用：eWork的電子白板和ppt/word等文檔的實時共享和同步演示為異地辦公以及項目研討提供了統(tǒng)一、及時、方便的工作溝通平臺，減少了大量的差旅費用。此外，通過多種溝通工具的綜合運用，如傳真群發(fā)：利用傳真功能，可以脫離傳真機，不但可以節(jié)省紙張，節(jié)約辦公成本，而且還可以實現(xiàn)傳真智能發(fā)送，實現(xiàn)多人、多文件自動排隊、自動發(fā)送，只需一次操作就可以把多個文件傳真到多個部門。不僅如此，eWork還可以實現(xiàn)短信群發(fā)、郵件群發(fā)、多路音頻視頻功能，通過這些功能極大的提高了企業(yè)工作效率，真正達到了事半功倍的效果。

　　2．隨時可召集和預約會議、成員溝通順暢。企業(yè)成員之間可以同過eWork提供的各種溝通手段進行問題討論、日程安排、會議通知、工作協(xié)作等，.加快了日常信息的交換和溝通。隨著視頻系統(tǒng)的推廣和使用，解決了以往通過電郵傳遞信息和回復緩慢的缺點，如今通過視頻會議，可做到隨時與相關部門進行面對面的溝通，方便及時地提出和解決問題。

　　3．管理細致，職責明確。eWork使整個企業(yè)各個部門及分支機構的工作情況，甚至每個人的工作情況都變得十分“透明”，提高了管理效率，降低了管理成本。通過eWork的精密工作體系，可以將項目管理細化到對每一個人、每一個任務的管理，使整個項目始終處于可控的范圍內(nèi)。

　　4．績效考核：由于日常工作繁忙，常常忘記有些該做的事情，通過精密工作體系可以提醒人們該做的事情，完成后還能自動形成工作日志交給上級，作為績效考核的量化依據(jù)，也是一個自我督促的過程。

　　5．項目培訓：南瑞公司充分利用eWork的各種溝通手段開展了形式多樣、突破時空、地域限制的項目和技術培訓。

　　6．技術論壇：南瑞公司通過eWork搭建了一個成員之間進行技術交流討論的園地，使整個項目成員的技術水平有了很大的提高。

深圳南瑞公司供稿 CTI論壇編輯


相關鏈接:
打破距離束縛，成就“即時企業(yè)” 2005-04-25
廣聯(lián)eWork助力深圳南瑞構建高效即時通訊工作平臺 2005-04-20
利用IM系統(tǒng)提升辦公效率 2005-04-18
Sun推新版即時通訊軟件 2005-04-15
廣聯(lián)推動EIM帶來的高效變革 2005-04-13

分類信息:     文摘   技術_即時通信_新聞
钦州市| 阜新市| 长沙县| 普兰县| 湟中县| 府谷县| 鄱阳县| 虎林市| 思茅市| 西乌珠穆沁旗| 广河县| 犍为县| 惠州市| 台东市| 瓮安县| 琼海市| 化隆| 秭归县| 芒康县| 铜梁县| 会宁县| 霞浦县| 临夏市| 吴江市| 民权县| 安仁县| 西峡县| 隆尧县| 抚宁县| 郎溪县| 宝清县| 太谷县| 义乌市| 邢台县| 昭觉县| 南投市| 兴海县| 新源县| 静乐县| 西贡区| 甘泉县|