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即時通信:企業(yè)效率管理的雙刃劍

2005/06/13

  美國未來學(xué)家奈斯比特分析說,“未來競爭是管理的競爭,競爭的焦點(diǎn)在于每個社會組織內(nèi)部成員之間及其外部組織的有效溝通上。”

  “我不會阻止我的員工在辦公室使用即時通信工具。”倫敦證交所上市公司PACIFICME-DIA首席執(zhí)行官張瑞展說。相反的是,他非常鼓勵員工使用即時通信工具,“員工什么時候上線我都非常清楚,和他們的溝通越來越緊密。而利用即時通信工具,同時也大大降低了公司的運(yùn)營成本。”

  諸如ICQ、MSNMessenger、YahooMessenger、RTX等實(shí)時通信軟件大量涌現(xiàn),每一種都在特定的人群或者企業(yè)中得到認(rèn)同。

  正如張瑞展所說,企業(yè)運(yùn)用這些即時通信工具,大大提高了溝通效率,競爭優(yōu)勢凸現(xiàn)。

  即時通信提高溝通效率

  對現(xiàn)代企業(yè)而言,日新月異的技術(shù)、全球化的市場、眾多的合作關(guān)系、對突發(fā)事件快速反應(yīng),都需要有效的溝通來解決。誰能搶先一步,誰就能把握住市場的先機(jī)。因此,適應(yīng)新的經(jīng)濟(jì)形勢,現(xiàn)代企業(yè)的溝通越來越快,對效率的要求也越來越高。跨區(qū)域、多層級、分隸屬的多層次的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)結(jié)構(gòu)在一些企業(yè)中建立起來。但溝通方式多樣化的同時,溝通成本在企業(yè)總成本中占的比重也不斷增大。

  即時通信工具的資費(fèi)卻低廉很多。越來越多的企業(yè)已開始認(rèn)識到即時通信工具能夠帶來極高的生產(chǎn)力,借助它的應(yīng)用,來提高業(yè)務(wù)協(xié)同性及反饋的敏感度和快捷度。人們發(fā)現(xiàn),即時通信軟件不僅僅用于娛樂和聊天,還有卓越的商務(wù)通信功能。

  國際知名的權(quán)威調(diào)查顧問公司美國Gartner發(fā)表的研究報(bào)告表明,至2002年底全美大約有70%的企業(yè)使用實(shí)時通信軟件作為重要但非正式的企業(yè)內(nèi)部溝通工具,當(dāng)一個跨國企業(yè)部門間對某個問題進(jìn)行討論時,即時通信工具派上了用場。而國際知名的產(chǎn)業(yè)分析公司IDC的一項(xiàng)預(yù)測表明,到今年,全球?qū)崟r通信的用戶將高達(dá)2.3億人。該報(bào)告同時指出,一個企業(yè)通過使用最新信息可以在關(guān)鍵的商業(yè)流程中消除管理和實(shí)施中的延遲,從而提高競爭力。———正如張瑞展所說的,即時通信能夠知道其他人是否在線,從而避免了員工在打電話找人上耗費(fèi)大量的時間。

  但人們會不會在上班的時候用即時通信工具娛樂?管理者如何在不侵犯員工隱私的情況下監(jiān)督他們?

  去除娛樂EIM成溝通新寵

  于是,專門針對企業(yè)用戶的即時通信(EnterpriseInstantMes-senging,以下簡稱EIM)產(chǎn)品被研究出來,它易于管理,同時風(fēng)格“嚴(yán)肅”。

  企業(yè)級的即時通信工具,可以集成企業(yè)利用率較高的多個信息溝通方式,包括即時消息、語音、視頻通訊和即時文件傳輸?shù)鹊取?br>
  比較起郵件來,EIM更快捷,更具親和力和交互性,相比手機(jī),它具有可記錄性、費(fèi)用低、數(shù)據(jù)形式的多樣式,支持文本,語音,圖畫,視頻。特別是能夠與電子郵件、手機(jī)(電話)以及其他企業(yè)應(yīng)用辦公程序的結(jié)合使用。

  首先,企業(yè)時常需要面對內(nèi)部員工發(fā)布一些信息。傳統(tǒng)的文件方式需要先打印出來,然后人工分發(fā),若要收集員工的反饋信息則還要另外準(zhǔn)備,因此效率比較低。使用EIM之后,向員工發(fā)布信息通知則變得相當(dāng)簡單,同時還可以即時得到反饋信息。

  此外,企業(yè)會經(jīng)常召開內(nèi)部會議。有了EIM,利用其網(wǎng)絡(luò)會議功能,可以方便地在員工電腦前召開或者參加會議。隨著手機(jī)的普及,收發(fā)短信已經(jīng)成為企業(yè)一種重要的聯(lián)系方式。在開會或者外出狀態(tài)下,利用EIM給員工發(fā)出信息,使得員工在不影響工作的前提下能夠及時得到來自企業(yè)的信息。

  群雄爭食EIM市場

  精明的微軟使出一貫的操作手法,將MSNMesseneer與Win-dowsXP捆綁,使得MSN很快成為企業(yè)員工的選擇。

  而已經(jīng)占據(jù)了國內(nèi)即時通信市場的絕大多數(shù)市場份額的騰訊QQ,開始面臨著越來越大的壓力。在很多企業(yè)管理者的眼中,QQ偏重休閑娛樂,而MSN卻適合商務(wù)使用。

  2004年10月25日,TOM在線宣布與總部位于盧森堡的Skype公司簽署戰(zhàn)略合作協(xié)議。根據(jù)協(xié)議,雙方將以聯(lián)合品牌的形式將Skype作為即時通信軟件引入中國。

  11月16日,由TOM在線與Skype通力合作的TOM-Skype正式發(fā)布。以語音通話質(zhì)量高為特征的Skype是否會在EIM市場分一杯羹?從一組數(shù)字上可以看出,Skype一經(jīng)推出,短短一年多的時間,在沒有任何廣告宣傳的情況下,全球下載Skype者超過6000萬次,注冊用戶超過2500萬,同時在線用戶超過100萬,而且新用戶以每天13萬的速度增長,它成了目前全球最為流行的語言通信軟件。

  面對越來越多的競爭對手,QQ開始尋找新的模式。騰訊內(nèi)部人士分析說,盡管EIM市場競爭愈發(fā)激烈,但即時通信軟件存在著一些共性的問題,比如功能雷同、缺乏特色,操作方式繁瑣、界面不友好,有的產(chǎn)品和服務(wù)穩(wěn)定性較差,因此大多數(shù)產(chǎn)品還不能得到迅速推廣。

  騰訊耗時一年多時間研發(fā)出一款新產(chǎn)品———RTX,試圖改變?nèi)藗儗Q是一個娛樂為主的即時通信產(chǎn)品的印象。

  RTX的特點(diǎn)在于,它是根據(jù)企業(yè)對安全性、應(yīng)用程序集成等方面的需求設(shè)計(jì)的。為了使客戶降低成本,RTX可以直接在局域網(wǎng)上運(yùn)行。“雖然它帶來的效益是間接的,但為企業(yè)創(chuàng)造的價值是豐厚的。”

  面對日趨激烈的市場,騰訊將自己的目標(biāo)鎖定在政府機(jī)構(gòu)、電力、電信、制造業(yè)、IT業(yè)、食品飲料業(yè)、教育業(yè)、旅游業(yè)等行業(yè)。騰訊內(nèi)部人士透露說,已經(jīng)有20多萬戶企業(yè)選擇了這一軟件。

  “開會提前半個小時通知就可以了,我只要按一個鍵,就會把開會的通知用即時通信或短信的方式,發(fā)給需要參會的人員。”正大天晴的負(fù)責(zé)人說:“使用即時通信系統(tǒng),為公司節(jié)省了大量的溝通成本、差旅費(fèi)以及租用會議場地的費(fèi)用,同時也提高了公司政策的執(zhí)行效率。”

  Garnter的一項(xiàng)調(diào)查表明,在2008年以前,實(shí)時技術(shù)將以600%的速度飛速增長。

  無論是MSN的捆綁式推廣,還是Skype的新模式,抑或是QQ的重新發(fā)力,人們不能忽視的,是基于企業(yè)溝通需求的巨大市場,是群雄逐鹿,還是獨(dú)霸天下,競爭的結(jié)果,是為企業(yè)的有效溝通創(chuàng)造了有利條件。

新浪科技(tech.sina.com.cn)—東方早報(bào)


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