實(shí)踐出真知
05年呼叫中心運(yùn)營(yíng)管理中的成功體驗(yàn)

董艷輝 2006/11/03

　　轉(zhuǎn)眼又到了年底，在客服中心主管這個(gè)位置上已經(jīng)一年了，回顧起來(lái)，感受頗多。

　　主管的位置代表自己不能再像當(dāng)培訓(xùn)師時(shí),只做局部管理，而是要做全面的管理。作主管壓力最大時(shí)是楊主管離開(kāi)客服中心的時(shí)候，我感覺(jué)客服中心的重?fù)?dān)一下子壓了下來(lái)，面對(duì)發(fā)展中且存在問(wèn)題的客服中心，當(dāng)時(shí)真有種無(wú)所適從的感覺(jué)。但我馬上告誡自己，一定要冷靜下來(lái)，找出問(wèn)題，一個(gè)一個(gè)去解決。十一之前公司會(huì)議結(jié)束后，易總談話：“遇到問(wèn)題不要害怕，勇敢面對(duì)，要去想解決問(wèn)題的方法這才是關(guān)鍵”給了我很大的鼓勵(lì)，更堅(jiān)定我要管理好客服中心的決心。

　　十月中旬，王經(jīng)理對(duì)我們的工作及時(shí)跟蹤和指導(dǎo)，客服中心的每位管理人員都回答了王經(jīng)理提出的五個(gè)針對(duì)性問(wèn)題，并得到了及時(shí)回復(fù)，給我的回復(fù)中讓我印象最深的是：“作好一個(gè)客服管理人員，是一件不容易，卻又非常有成就感的事情，快速執(zhí)行、快速反應(yīng)、抓細(xì)節(jié)這些都是關(guān)鍵的地方。”這句簡(jiǎn)單卻非常貼切的話,時(shí)刻伴隨著我，使我把工作的壓力轉(zhuǎn)化為動(dòng)力。

　　感謝領(lǐng)導(dǎo)的鼓勵(lì)和指導(dǎo)，也非常感謝各位同事的支持。站在這個(gè)位置上，一定要把這個(gè)客服管理好，才是對(duì)大家最好的回報(bào)。以下是我一年來(lái)工作的總結(jié)。

　　在管理整個(gè)客服上，貫穿“讓所有優(yōu)秀的人的力量凝聚到一起，打造一個(gè)優(yōu)秀團(tuán)隊(duì)”的思想。在管理中根據(jù)每個(gè)客服管理人員的優(yōu)勢(shì),明確分工。根據(jù)所分工作做及時(shí)跟蹤督促。在整個(gè)客服中心的管理上，根據(jù)客服現(xiàn)狀，從業(yè)務(wù)提高和人員思想出發(fā)，列出階段性目標(biāo)和長(zhǎng)期目標(biāo)。從而達(dá)到客服整體面貌的改觀。

一、 提高業(yè)務(wù)技能方面

1. 讓每個(gè)座席人員從基本功練起，打字過(guò)關(guān)。
2. 客服培訓(xùn)手冊(cè)應(yīng)用新員培訓(xùn)，使培訓(xùn)更進(jìn)一步走入正規(guī)化。
3. 客服內(nèi)部資料庫(kù)的建立。新活動(dòng)及群發(fā)內(nèi)容及時(shí)更新，供座席人員查閱學(xué)習(xí)。
4. 試行“首問(wèn)負(fù)責(zé)制”。簡(jiǎn)單投訴問(wèn)題不再依賴(lài)班長(zhǎng)，認(rèn)真鉆研業(yè)務(wù)后，能做到獨(dú)立解決。

二、服務(wù)質(zhì)量方面

　　在服務(wù)質(zhì)量監(jiān)測(cè)上實(shí)施獎(jiǎng)罰分明的機(jī)制。設(shè)立服務(wù)標(biāo)兵崗位，對(duì)服務(wù)優(yōu)秀人員授予“服務(wù)之星”榮譽(yù)稱(chēng)號(hào)，在精神上給予鼓勵(lì)。加大扣罰力度，出現(xiàn)問(wèn)題者，以過(guò)失單形式扣罰。并要求質(zhì)檢人員和班長(zhǎng)找其談話，使座席人員從根本上認(rèn)識(shí)自己的不足,最終達(dá)到提高其服務(wù)質(zhì)量。

三、針對(duì)客服中心由史以來(lái)的一大難題，在人員有限的基礎(chǔ)上，提高一次接通率

1. 提出技術(shù)需求，將選擇性接聽(tīng)改為直接接聽(tīng)，在一定程度上提高了一次接通率。
   
2. 在話務(wù)量高峰期，人員不足的情況下，實(shí)施新的補(bǔ)班計(jì)劃，思想工作同步開(kāi)展，將一次接通率和每位員工結(jié)合起來(lái)，用團(tuán)隊(duì)的力量共同達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)。以至于現(xiàn)在每個(gè)員工都養(yǎng)成了習(xí)慣，都會(huì)隨時(shí)關(guān)注一次接通率，從被動(dòng)關(guān)注到現(xiàn)在的主動(dòng)關(guān)注。從而達(dá)到提高客戶的感知。

　　以上的數(shù)據(jù)，告訴我，任何事情都是：沒(méi)有做不到的，只有想不到的。

四、創(chuàng)造了客服中心一個(gè)全面溝通的文化環(huán)境

　　客服中心是客戶的中心，是人的中心。客服中心的管理，必須是以人為本的管理。這是袁道唯博士負(fù)有哲理的話。結(jié)合客服現(xiàn)狀，讓每位員工從內(nèi)心上服從管理，除了一些完善制度的約束外，另外一個(gè)主要使命就是溝通。溝通可以隨時(shí)進(jìn)行，但溝通文化卻是需要逐漸培育的，作為客服中心的主管，我有責(zé)任給客服中心的員工營(yíng)造一個(gè)全面的溝通文化環(huán)境。 綜合考慮，我選擇了電子郵箱，沒(méi)有時(shí)間和地域的限制，是一個(gè)非常有效的溝通方式。當(dāng)然，郵箱剛建立時(shí)，兩天沒(méi)有任何反映，因?yàn)榇蠹疫�對(duì)它還不信任。當(dāng)?shù)谌�天的時(shí)候，收到了第一封信，根據(jù)所反映的問(wèn)題在最短的時(shí)間內(nèi)給予解決，為以后起到很好的帶頭作用。郵件是接踵而來(lái)。收到的信件里，難免因前期無(wú)順暢的溝通渠道造成一些不理解而出現(xiàn)一些偏激的語(yǔ)言，我在回信時(shí)針對(duì)提出的問(wèn)題，若有執(zhí)行可能性，立即讓其它部門(mén)配合，馬上實(shí)施，讓事實(shí)說(shuō)話。若暫無(wú)法實(shí)現(xiàn)或無(wú)法解決的，會(huì)告訴其原因。如果思想有偏差的，我會(huì)給其指引一個(gè)正確的方向。

　　創(chuàng)造客服中心溝通文化環(huán)境時(shí)，鼓勵(lì)并給大家創(chuàng)造機(jī)會(huì)，讓所有客服員工把自己的想法表達(dá)出來(lái)，讓大家感覺(jué)到溝通的正面效果。最終使大家以更好的心態(tài)投入到工作中去。從10月份以來(lái)，客服人員情緒較穩(wěn)定，人員流動(dòng)量降低到0.02%,并且對(duì)客服團(tuán)隊(duì)有了信任,以前的意見(jiàn)箱，現(xiàn)在變成了建議箱。好的建議更利于客服的發(fā)展，讓我體會(huì)了溝通的重要性。

五、文化建設(shè)方面

1. 7月份益智大比拼，使員工從緊張的晉級(jí)考試中得已緩解。提高員工團(tuán)隊(duì)協(xié)作，豐富了員工課余生活。
   
2. 客服主辦的“中秋晚會(huì)”圓滿成功，在這個(gè)全家團(tuán)聚的特殊節(jié)日里，讓員工感到公司對(duì)大家的關(guān)心和照顧。從而能更踏實(shí)的投入到工作中去。
   
3. 積極鼓勵(lì)客服員工參與公司舉辦的“我行我秀”文化建設(shè)活動(dòng)中，綜合大家的想法，客服部在這次活動(dòng)中，拿下了“整體效果獎(jiǎng)”“團(tuán)隊(duì)協(xié)作獎(jiǎng)”“最佳創(chuàng)意獎(jiǎng)”三項(xiàng)大獎(jiǎng)，讓我也再次體會(huì)到了團(tuán)隊(duì)凝聚力是不估量的。

六、制度完善方面

　　根據(jù)新進(jìn)同事建議，引進(jìn)其它優(yōu)秀客服的好的制度并運(yùn)用到客服中心。

1. 示忙制度更規(guī)范。
2. 班長(zhǎng)工作流程的規(guī)范。
3. 客服考勤制度的完善和運(yùn)用。

　　通過(guò)以上六個(gè)方面的努力，使客服中心整體面貌有了一定的提高，讓我深深體會(huì)了王經(jīng)理曾對(duì)我說(shuō)過(guò)的話“作好一個(gè)客服管理人員，是一件不容易，卻又非常有成就感的事情。”一年來(lái)收獲最大的，也是體會(huì)最深的：一個(gè)人的優(yōu)秀不叫優(yōu)秀，一個(gè)團(tuán)隊(duì)的優(yōu)秀才是真正的優(yōu)秀。作為客服中心的主管，一定要有能力把所有人優(yōu)秀的力量綜合起來(lái)，打造一個(gè)優(yōu)秀的團(tuán)隊(duì)。團(tuán)隊(duì)的凝聚力是不可估量的。以上是我工作的真實(shí)體會(huì)和感受。

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作者供稿 服務(wù)與營(yíng)銷(xiāo)論壇編輯