個(gè)人工作者也需要CRM系統(tǒng)
2003/11/24
“保持聯(lián)系！”但是，你怎么保持？
想象下列情境：你的老板突然要你研究一下汽車(chē)產(chǎn)業(yè)，以便對(duì)于下星期的商務(wù)拜訪進(jìn)行沙盤(pán)推演。問(wèn)題是你對(duì)汽車(chē)業(yè)并不熟悉，而從網(wǎng)絡(luò)上能找到的資料卻通常非常浮面，這時(shí)候你該怎么做？
如果能有個(gè)熟悉汽車(chē)產(chǎn)業(yè)的人可以讓你咨詢(xún)，或許你能夠在很短時(shí)間內(nèi)解決疑惑，掌握最關(guān)鍵的精隨。翻開(kāi)大本的名片簿，里面躺了將近三百?gòu)埫M頭大汗的尋找，卻找不出任何跟汽車(chē)產(chǎn)業(yè)有關(guān)的人。
這樣的場(chǎng)景每天在辦公室里頭上演著。大部分工作者，在工作了幾年以后一定會(huì)累積大量的名片。這些名片透過(guò)各種場(chǎng)合收集到：商務(wù)拜訪，研討會(huì)，記者會(huì)等等。
傳統(tǒng)上，整理這些名片的方法，不外乎是用名片簿收集起來(lái)。幾年下來(lái)，這些名片累積到兩三百?gòu)埵呛苷５模^(guò)兩三百?gòu)垼芾砥饋?lái)就很不容易，而且查詢(xún)困難。
問(wèn)題的重點(diǎn)正在于分類(lèi)的方式。名片的分類(lèi)方式有的人用姓氏筆劃分類(lèi)，有人用行業(yè)類(lèi)別分類(lèi)。不論哪一種方式，都各自有優(yōu)缺點(diǎn)。但只要是使用傳統(tǒng)的名片簿，就不可能以多重方式對(duì)名片進(jìn)行分類(lèi)。
結(jié)果就是這些名片等于是死的人脈。因?yàn)椴樵?xún)與檢索不容易，所以當(dāng)真正要使用的時(shí)候往往幫不上忙。加上名片上難以附加各式紀(jì)錄，搞不好某人的親戚正身處汽車(chē)產(chǎn)業(yè)，卻因?yàn)闀r(shí)間久遠(yuǎn)而忘了有這回事。
此時(shí)，你需要將這些名片資料數(shù)碼化。很難想象的是，你的人脈會(huì)因此而活過(guò)來(lái)，而不再只是躺在名片簿里的一張紙。
舉例來(lái)說(shuō)，當(dāng)你真的想起名片本中某人的親戚是汽車(chē)產(chǎn)業(yè)的人，但是這個(gè)某人你其實(shí)已經(jīng)很久沒(méi)有聯(lián)系，根本也不熟，其實(shí)很不好意思請(qǐng)人家?guī)瓦@個(gè)忙。或許因?yàn)楹芫脹](méi)連絡(luò)，打電話過(guò)去根本就已經(jīng)離職。
而名片數(shù)碼化的好處，最重要的在于留下對(duì)方電子郵件帳號(hào)。筆者經(jīng)常會(huì)根據(jù)對(duì)方的產(chǎn)業(yè)別寄送一些產(chǎn)業(yè)訊息，等于在平日就保持一定程度的接觸，不需要沒(méi)事就打上三百通電話去跟每個(gè)人保持接觸。
一旦寄出去的信件被退回，往往表示對(duì)方可能離職，此時(shí)可以在第一時(shí)間與對(duì)方馬上聯(lián)系（公司電話或者行動(dòng)電話），除了表示祝福之外，還可以取得對(duì)方最新的聯(lián)系方式，真正做到“保持聯(lián)系”。
名片數(shù)碼化的最大好處，就是可以以多重的方式分類(lèi)，因此可以用多重方式尋找資料。可以用姓氏尋找一個(gè)人，可以用產(chǎn)業(yè)找，也可以用工作內(nèi)容找。甚至可自行定義類(lèi)別，例如死黨，有點(diǎn)熟，不太熟等。
名片數(shù)碼化，會(huì)讓你變成人脈中心。朋友打電話來(lái)問(wèn)，有沒(méi)有認(rèn)識(shí)科技線的記者，馬上可以給出幾個(gè)名單。或者有沒(méi)有認(rèn)識(shí)跑歐洲的業(yè)務(wù)人員，馬上可以給出幾個(gè)名單。沒(méi)多久大家就認(rèn)為你交游廣闊。
問(wèn)題是名片該怎么數(shù)碼化呀？其實(shí)現(xiàn)在每個(gè)人的計(jì)算機(jī)里面幾乎都有微軟的Outlook軟件，本身就已經(jīng)提供了良好的名片管理功能。但是只要想到必須一筆一筆把名片打字輸入，就幾乎會(huì)瘋掉。
還好目前市面上已經(jīng)出現(xiàn)了名片掃描儀之類(lèi)的工具，小小一臺(tái)掃描儀專(zhuān)門(mén)掃描名片，掃描完成后會(huì)自動(dòng)辨識(shí)名片上的文字，轉(zhuǎn)換成數(shù)碼檔案。辨識(shí)率無(wú)法達(dá)到100％，還是需要手動(dòng)校正，但已經(jīng)很節(jié)省時(shí)間。
筆者自從名片數(shù)碼化以來(lái)，頓時(shí)感覺(jué)人脈管理的效率增加不少。特別是在工作繁忙的時(shí)候，還能跟幾乎每個(gè)人保持一定程度的接觸。唯一的困擾是，在接觸的過(guò)程中有著工具無(wú)法統(tǒng)一的問(wèn)題。
名片掃描完成后儲(chǔ)存在專(zhuān)用的軟件中，該軟件無(wú)法發(fā)送電子郵件，必須呼叫Outlook出來(lái)發(fā)信。有些比較熟的朋友會(huì)用 MSN或者ICQ之類(lèi)的通訊軟件聯(lián)系，但是所有的接觸紀(jì)錄卻又與Outlook無(wú)法關(guān)聯(lián)。
特別是當(dāng)筆者想要針對(duì)某個(gè)人，去查詢(xún)跟這個(gè)人的所有接觸紀(jì)錄時(shí)，例如寫(xiě)過(guò)哪些信給他，跟他在MSN上面聊過(guò)什么話之類(lèi)的，無(wú)法以單一軟件來(lái)完成查詢(xún)，換言之這些接觸紀(jì)錄散落在各處，十分凌亂。
以上的情境已經(jīng)把個(gè)人的名片管理問(wèn)題，提升到數(shù)碼化人脈管理的層次了。人的記憶力有限，你無(wú)法記得三百個(gè)人你曾經(jīng)跟他說(shuō)過(guò)什么話。但是有時(shí)候解決問(wèn)題的關(guān)鍵，就在那些對(duì)話紀(jì)錄中。
例如如果我們能夠?qū)νㄔ捈o(jì)錄來(lái)查找“汽車(chē)”兩字，你可能會(huì)赫然查出，原來(lái)曾經(jīng)跟某人通訊時(shí)，他曾提過(guò)他的親戚在某汽車(chē)公司工作。你從而解決了老板交付的難題。
截至目前為止，筆者尚沒(méi)有看到一個(gè)好的解決方案能符合這樣的需求。往往必須在電子郵件信箱中，MSN的通訊紀(jì)錄中翻箱倒柜地尋找資料。雖然這已經(jīng)比翻名片簿不知道好了幾千倍，卻總覺(jué)得還是不夠。
名片掃描，名片管理，發(fā)送郵件，傳送訊息，接觸紀(jì)錄的管理。這是個(gè)人的小型CRM系統(tǒng)，如果能開(kāi)發(fā)出來(lái)的話絕對(duì)有其商機(jī)。不知道有沒(méi)有軟件公司已經(jīng)看到這個(gè)商機(jī)了？
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