越來越多的企業(yè)了解到郵件保存的相關(guān)法規(guī)，認(rèn)識到郵件在日常管理中的重要作用，從而準(zhǔn)備采用或開始接觸郵件歸檔產(chǎn)品。郵件歸檔產(chǎn)品除了滿足基本的郵件合規(guī)保存的需求外，還有很多其它的功能，而這些功能中最重要的就是搜索。現(xiàn)在我們就請郵件歸檔專家MessageSolution產(chǎn)品總監(jiān)來給大家解析一下郵件歸檔中這一重要的功能。
在郵件歸檔產(chǎn)品市場上，有很多的廠商號稱他們的歸檔產(chǎn)品有強(qiáng)大的搜索功能，可是用戶一旦對比測試就會發(fā)現(xiàn)：有些搜索能夠深入到壓縮過的附件內(nèi)容中，而有些搜索只能停留在標(biāo)題或收發(fā)人的層面。同是搜索，為什么會有這么大的差別？原因在于所采用的搜索技術(shù)是不同的。
以MessageSolution  EEA為例，它采用的是基于像Google，百度一樣的自主研發(fā)的搜索引擎技術(shù)，這就決定了它的搜索水平。雖然搜索引擎我們天天用，但“搜索引擎技術(shù)”并不是所有歸檔產(chǎn)品都在采用，這就直接影響了歸檔產(chǎn)品搜索功能的強(qiáng)弱。而在具體考察一款郵件歸檔產(chǎn)品的搜索功能的時候，要從搜索域的光度、支持附件類型、搜索速度、智能搜索、自動分類這幾方面來看。
當(dāng)郵件歸檔后，最重要的功能就是要保證數(shù)據(jù)可以準(zhǔn)確快速地搜索到。當(dāng)有審計和訴訟需求的時候，搜索是必不可少的。MessageSolution的全文檢索搜索引擎，可以對關(guān)鍵詞進(jìn)行搜索，標(biāo)題、日期、收發(fā)件人、內(nèi)容、郵件頭、多種附件格式附件內(nèi)容，以及壓縮文檔（Zip、Rar等）。MessageSolution歸檔系統(tǒng)支持搜索400多種附件，包括CAD設(shè)計類文檔，以及高級檢索中對圖片里的內(nèi)容進(jìn)行搜索。如果文檔是被掃描的圖片形式，我們可以搜索到里面的內(nèi)容。
在性能方面，MessageSolution的搜索速度在業(yè)界遙遙領(lǐng)先，可以在上億封郵件里僅需幾秒就可以搜索到需要的郵件。這對于時間要求緊迫的審計和取證無疑是最大的幫助。當(dāng)一個跨國或者跨區(qū)域的企業(yè)部署了多臺歸檔服務(wù)器，MessageSolution會通過全球一體搜索功能，在一臺歸檔服務(wù)器就可以對全球的歸檔服務(wù)器進(jìn)行搜索。在上10萬用戶的環(huán)境里，郵件量達(dá)到幾十億封甚至更多，通過我們的分布式搜索，也可以快速地查找出想得到的結(jié)果。
有時只對關(guān)鍵詞搜索還不能得到完整的數(shù)據(jù)，因?yàn)橛袝r想要的郵件里沒包含搜索的關(guān)鍵字，但又是相關(guān)的郵件，智能搜索就體現(xiàn)出其優(yōu)越性。目前國際上的電子取證多以概念搜索作為獲取完整數(shù)據(jù)的方式。MessageSolution提供最智能的概念搜索，可以搜到不包含關(guān)鍵字但又是用戶想得到的相關(guān)數(shù)據(jù)。
郵件自動智能分類也是近年國際上技術(shù)的一大趨勢。在海量數(shù)據(jù)的今天，能智能化地自動對郵件分門別類，可以大幅度提高工作效率，并且在訴訟取證時快速獲取相關(guān)信息。
尤其值得一提的是，自主研發(fā)的郵件歸檔搜索引擎，使用戶完全不需要擔(dān)心知識產(chǎn)權(quán)的問題，并且在今后產(chǎn)品升級時對用戶完全透明，從而用戶在使用便捷高效的搜索同時，也免去了后顧之憂。
可見，僅僅是歸檔搜索，采用的技術(shù)不同，搜索效果就大不相同，高低立現(xiàn)。MessageSolution將卓越的搜索功能與法規(guī)遵從、優(yōu)化存儲等功能結(jié)合起來，對郵件進(jìn)行全面統(tǒng)一的管理，幫助企業(yè)提升工作效率。