中國煙草總公司云南省公司下轄16家地市級煙草專賣局（公司）、129家縣級局（分公司），下設(shè)15個職能處室，7個專業(yè)部門。企業(yè)綜合實力雄厚，年營收達(dá)1099億，占云南省財政收入的70%以上。
為全面貫徹落實“中國制造2025”和“互聯(lián)網(wǎng)+”的行動理念，煙草行業(yè)致力于積極推動傳統(tǒng)管理體制的改革升級，全面建設(shè)和打造“現(xiàn)代煙草”、“數(shù)字煙草”，不斷促進(jìn)煙草行業(yè)持續(xù)穩(wěn)定協(xié)調(diào)健康發(fā)展。
項 目 概 況
▶︎項目背景
■ 數(shù)字管理升級
省煙草提出數(shù)字化轉(zhuǎn)型，其中合同管理的數(shù)字化是云南省煙草數(shù)字轉(zhuǎn)型的重要一環(huán)。線下合同簽訂耗時過長、無法滿足合同高效集中管理需求。
■ 提效業(yè)務(wù)流程
公司合作方遍及自然人、學(xué)校、企業(yè)、合作社、村委員會等多種合作機構(gòu)。急需建立標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程體系，促進(jìn)合同業(yè)務(wù)流程統(tǒng)一、規(guī)范、高效。
■ 強化組織協(xié)同
公司涉及機構(gòu)170+家、部門1600+個、員工4000+人，機構(gòu)和部門分布于云南省各州市，急需提效跨組織、跨部門、跨層級協(xié)作溝通，助力業(yè)務(wù)的高效開展。
▶︎項目目標(biāo)
■ 在合同管理系統(tǒng)中完成范本管理、合同起草、合同簽訂、合同履約狀態(tài)記錄、合同變更、合同歸檔，合同全生命周期管理。
■ 既能適應(yīng)不同業(yè)務(wù)和管理的差異化要求，又能實現(xiàn)集中管理的目標(biāo)
▶︎藍(lán)凌智慧合同解決方案
為了打造完整合同管理生態(tài)，提升合同管理能力，云煙攜手藍(lán)凌，打造智慧合同管理系統(tǒng)，實現(xiàn)合同管理簽訂前、簽訂中、履行中、履行后全過程的管理，提升合同處理的高效與穩(wěn)定。
▶︎運行效果
項目上線一年，系統(tǒng)組織架構(gòu)內(nèi)機構(gòu)達(dá)170+個，部門達(dá)1600+個。系統(tǒng)用戶達(dá)到4600+個，日均活躍用戶100+。自2021年1月11日上線，管理采購合同和科技專項合同數(shù)量20000+個。
系 統(tǒng) 功 能
NO.1 相對方管理
支持相對方準(zhǔn)入管理，確保簽署人的身份和意愿都真實，避免假冒或冒用他人身份簽電子合同的情況，在線對相對方基本信息進(jìn)行增刪改查，從而確保所簽署的電子合同真實有效。
建立內(nèi)部統(tǒng)一相對方庫，依托大數(shù)據(jù)風(fēng)控技術(shù)，動態(tài)防范相對方資信風(fēng)險。平臺支持證照資質(zhì)、賬戶信息、主要股東信息、資信評級信息等的管理。
NO.2合同起草
系統(tǒng)提供各類合同類型模版，并在分類信息提示中顯示合同類型的適用場景和業(yè)務(wù)；系統(tǒng)后臺提供審批流程相同分類的審批模版，實現(xiàn)合同審批流程的快速調(diào)整。
▲合同模板
合同起草環(huán)節(jié)可實現(xiàn)合同模板的導(dǎo)入，要素填寫、在線編輯、在線修訂、格式調(diào)整等功能，快速提效合同起草。
經(jīng)辦人發(fā)起合同流程后，到達(dá)法務(wù)審批環(huán)節(jié)，發(fā)現(xiàn)合同問題，可直接附加合同修改意見，或退回指定節(jié)點進(jìn)行修改，避免了合同傳統(tǒng)審批效率低的問題。
NO.3合同簽訂
合同起草審批結(jié)束后，系統(tǒng)會自動發(fā)起一條合同簽訂的待辦到合同起草人處。合同簽訂階段可以進(jìn)行新建授權(quán)書和關(guān)聯(lián)已有授權(quán)書操作以及跳轉(zhuǎn)電子簽章系統(tǒng)進(jìn)行電子簽章等。
通過電子簽名、時間戳、防篡改等技術(shù)，對簽署全流程的證據(jù)進(jìn)行固定、留存、收集和提取，保證電子證據(jù)的完整性、不被篡改、不被損毀，有效提升電子合同的證據(jù)效力。
平臺支持手動簽署，相關(guān)業(yè)務(wù)人員在電腦上手動拖動印章，即可完成合同簽署，支持騎縫章等多種簽章形式；也可以選擇自動簽署，系統(tǒng)自動蓋章。
▲合同簽署
NO.4合同臺賬
建立統(tǒng)一的合同臺賬，對企業(yè)所有合同的類別、金額等各項信息統(tǒng)一管理，并將合同數(shù)據(jù)圖表化。藍(lán)凌合同臺賬與財務(wù)報賬系統(tǒng)高度集成，系統(tǒng)自動推送合同付款計劃、收款計劃，記錄應(yīng)付賬款臺賬、應(yīng)收賬款臺賬
NO.5集成開發(fā)
■ 合同管理系統(tǒng)通過對OA系統(tǒng)和企業(yè)微信的集成，實現(xiàn)了內(nèi)部單點和移動端單點；
■ 合同管理系統(tǒng)通過對采購系統(tǒng)的集成，實現(xiàn)了采購系統(tǒng)和合同管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)和信息同步；
■ 合同管理系統(tǒng)通過對智能財務(wù)系統(tǒng)的集成，實現(xiàn)了合同管理的結(jié)算數(shù)據(jù)和信息同步；
■ 合同管理系統(tǒng)通過對電子簽章系統(tǒng)的集成，實現(xiàn)了合同管理和用印管理的數(shù)據(jù)和信息同步；
■ 合同管理系統(tǒng)通過對科技項目管理系統(tǒng)的集成，實現(xiàn)科技項目數(shù)據(jù)的同步。
NO.6移動端
通過集成移動端辦公平臺，實現(xiàn)合同線上起草、審批、簽訂、復(fù)核等內(nèi)容，日常辦公更便捷，提效每條流程飛起來。
落 地 價 值
在數(shù)字化轉(zhuǎn)型層面，省煙草智慧合同系統(tǒng)，從降本提效、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、安全管理、企業(yè)管理等四個方面，為省煙草的數(shù)智化提供了數(shù)據(jù)化和智能化支撐。
▶︎▶︎ 企業(yè)降本提效
通過對合同相對方信息有效性驗證，線上電子合同的唯一性，每年減少10000+核對和驗證工作，節(jié)約大量時間；同時降低紙張打印、快遞運輸、人力管理等運營成本，提升效率。
▶︎▶︎ 制定業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)
根據(jù)業(yè)務(wù)需求，標(biāo)準(zhǔn)化相關(guān)合同模版，同時在業(yè)務(wù)過程中進(jìn)行數(shù)據(jù)采集和埋點，進(jìn)行合同管理業(yè)務(wù)的數(shù)字化和標(biāo)準(zhǔn)化改造。
▶︎▶︎ 實現(xiàn)安全管理
電子簽約流程環(huán)環(huán)相扣，共同形成完整證據(jù)鏈，有效規(guī)避私刻公章、合同篡改等風(fēng)險；同時可以有效避免因自然或人為因素導(dǎo)致的合同錯配、丟失、損毀、外泄等情況。
▶︎▶︎ 打造數(shù)智管理
通過相關(guān)圖表和統(tǒng)一管理，提供管理的數(shù)據(jù)支撐，多系統(tǒng)打通業(yè)務(wù)，提升企業(yè)管理者效率。
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