知識文檔管理混亂：文檔資料散落在不同員工、部門或業(yè)務系統(tǒng)中，難以集中管理、查找不便；文檔類型繁雜，數(shù)量多、版本多，管理混亂。文檔協(xié)作共享困難：通過郵件、微信群等進行共享，文檔協(xié)作無法實時在線、數(shù)據(jù)難以同步；協(xié)作執(zhí)行情況沒有反饋跟蹤與記錄留痕，追溯不便。
缺乏安全管控機制：缺乏權限、流程管控及留痕控制等安全防控機制，敏感信息容易通過外發(fā)、復制等方式外泄。
6大核心應用場景，讓知識協(xié)同高效、安全
結合21年來在智慧辦公、知識管理領域的沉淀與經(jīng)驗，藍凌以“知識文檔”為入口，以知識管理和知識創(chuàng)新為目標，打造全新的知識協(xié)同平臺，實現(xiàn)知識生產、應用全程協(xié)同，提升團隊協(xié)作效率，促進業(yè)務高效運營，賦能組織快速發(fā)展。
▲知識協(xié)同業(yè)務架構
▲知識協(xié)同功能架構
① 在線引用模板，快速創(chuàng)建發(fā)布文檔
系統(tǒng)提供豐富的文檔模板，幫助組織規(guī)范文件格式和內容。用戶制作文檔時，可引用模板，快速創(chuàng)建，將模板沉淀到知識庫，作為標準公共模板類知識存用。
② 搭建協(xié)同團隊，打造知識協(xié)作中心
當售前進行標書制作、研發(fā)撰寫立項報告、項目人員撰寫項目總結或其他需多人協(xié)作的場景時，負責人可以新建團隊，設定參與人員、權限，進行在線多人協(xié)作，負責人享有文檔的刪稿、定稿、沉淀等權限。
③ 協(xié)作通知提醒，及時完成協(xié)同任務
當團隊負責人指派成員文檔任務后，成員即可收到相應的待辦提醒，保障及時加入?yún)f(xié)作。
④ 多人在線編輯，協(xié)作動態(tài)實時可見
團隊成員可同時在線編輯文檔，多人參與編輯的記錄可以通過“協(xié)作記錄”全程留痕。通過文檔留痕機制，誰在什么時間對文檔作了哪些改動清晰呈現(xiàn)。
⑤ 靈活調用知識，服務知識生產過程
文檔寫作時，用戶可直接在平臺中搜索相應知識內容，并進行知識段落的引用插入，也可將所查找到的知識收藏至“知識助手”中，便于下次調用，提升文檔寫作的效率。
⑥ 隨時隨地分享文件，文檔狀態(tài)盡在掌握
文檔創(chuàng)建人可將個人文檔分享給他人，其他用戶在授權范圍內進行查看、使用、編輯，也可查看他人分享給自己的文檔。
藍凌知識協(xié)同平臺，彰顯5大價值
藍凌知識協(xié)同平臺，可為企業(yè)帶來5大價值：
① 團隊協(xié)作更加便捷：支持團隊自主構建，允許多人同時編輯文檔，便捷共享、快速檢索，支持跨部門、組織的文檔協(xié)作，實現(xiàn)團隊協(xié)作在線化管理。
② 協(xié)作動態(tài)全程留痕：通過實時在線協(xié)作、版本自動備份、完整的修訂和協(xié)作記錄，記錄內容生產協(xié)作全周期動態(tài)，便于過程追溯。
③ 文檔權限安全管控：通過登錄限制、動態(tài)水印、存儲加密、權限管理、版本管理、留痕控制等安全機制，保證文件的安全性，降低重要文件泄露隱患。
④ 知識成果有效沉淀：模板、文檔成果等統(tǒng)一存儲至平臺中，實現(xiàn)知識的有效沉淀，便于知識復用。
⑤ 多級知識中心構建：通過多人協(xié)同與知識生產，構建個人、部門、組織三級知識中心。
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